つくば市、AI文字起こしを30以上の部署で活用

庁内の議事録作成は、職員の手作業で行われていました。コロナ禍で会議室の人数制限が設けられ、議事録担当者が会議に同席できなくなったため、会議後に録音を聞いて議事録を作ることになり、時間がかかっていたとのことです。

複数社を比較し、アドバンスト・メディアのAI文字起こしツールを選びました。インターネットに接続するタイプではセキュリティの問題で活用が広がらないと考え、オフラインで使えるスタンドアローン型にしたそうです。AI音声認識エンジン「AmiVoice」を内包し、導入自治体が840以上あることや、官公庁の専門用語に強いことも決め手でした。令和2年に導入し、のちのバージョンアップで編集機能の改善やAI要約機能が加わっています。

活用を広げるため、運用面の工夫もしています。アカウントは専用USBを挿すと有効になる仕組みで、貸し出し用のUSB、ノートパソコン、据え置き型パソコンを用意し、職員が好みで選べるようにしました。庁内のパソコンはLGWAN環境下にあり、音声データのアップロード時に無害化処理が必要なため、この手間を避けたい職員向けに、音声データを直接取り込める据え置き型パソコンも用意しています。マイクなどの録音セットの貸し出しとマニュアルの整備も行っています。

ツールは30以上の部署で、委員会や懇談会、市長の記者会見、住民向け説明会などで使われているとのことです。議事録化する作業時間は大幅に削減され、特にAI要約を利用している職員は、録音セットなしでも7〜9割ほどの時間削減効果を体感していると紹介されています。

今後は、小さな会議や打ち合わせでも議事録や要約がすぐにできるようになることに期待が寄せられています。