浜田市議会事務局、生成AIで会議録作成を丸2日から半日に

委員会は短くても2時間、長いと5〜6時間に及びます。従来は録音を聞きながら職員が一次処理を行い、その後、正規職員が再チェックして、完成まで丸2〜3日かかっていました。月に5〜6回、多いと10件近い会議録の作成があり、議会運営や議員支援より記録作成に時間を取られていたとのことです。

議事録は法的文書としての正確さが必要で、議会特有の書式や言い回しを守る必要があります。この「精度の向上と効率化の両立」が出発点だったと紹介されています。

事務局次長が試行錯誤のうえ、生成AIサービス「Google AI Studio」を使った4段階の流れを作りました。

一次処理では、会議音声をアップロードして文字起こしし、過去の会議録サンプルなどを参考資料として添付して、発言者ごとに整理した元データを作ります。二次処理では、市議会仕様の書式や11のルールに沿って話し言葉を書き言葉に整えます。三次処理では、「である調」や全角アルファベットなど、公文書の規定に合わせた最終形に整えます。最後の四次処理で、担当職員が誤字脱字や固有名詞の誤りを確認します。AIの出力はそのままでは公表せず、必ず人が確認するそうです。

地名などの誤認識を減らすため、過去9回分の常任委員会会議録サンプルをAIに学習させています。AIは同じ指示を忘れることがあるため、重要な指示は二次・三次の両方に入れ、工程を分けて安定性を保っています。ChatGPTやGeminiなども試したものの、添付資料の読み込みや出力品質に課題があり、現時点では無料で安定した精度を得られるGoogle AI Studioに落ち着いたとのことです。

委員会会議録（要点筆記）の作成時間は、丸2日から半日程度と約4分の1に短縮されました。委員会の開催当日中にYouTubeで映像を公開でき、翌日にはほぼ完成した会議録を用意できるようになったそうです。

職員からは、ゼロから文章を起こすのではなく、AIが作った原稿を確認・修正する方が格段に楽だという声が出ています。削減できた時間は、議員へのサポートや政策立案などに充てられているとのことです。なお、この会議録は逐語録ではなく要点筆記である点に注意が必要と、記事では断られています。