So-net、AI-OCRとRPAで申込書入力を2人作業から1人に

So-netの会員獲得業務のうち、申込みを受けた後を担うバックエンド部署では、お客様の申込書が届いてから手入力で登録していました。手続きが完了するまでに1営業日以上かかるケースもあったと紹介されています。

従来の手入力では、入力する人と、入力内容を確認・修正する別のスタッフの最低2人が必要でした。

RPAチームが2020年秋からサービスを調査し、従来のOCRより読み取り精度が高いAI-OCRが解決策になると考えました。社内の他部署がすでに「AIよみと～る」を使っていたことや、手書きのチェックボックスも読み取れたことが決め手になったとのことです。デモでは、機械入力の部分はほぼ100％、手書き部分も90％以上読み取れたと説明されています。実務での利用開始は2021年7月ごろです。

現在の流れは、情報漏れの確認、スキャン、RPAによる「AIよみと～る」へのアップロードと文字データ化、目視での確認・修正、RPAによるCSV出力と基幹システムへの自動登録、という順番です。対象は「So-netお支払い方法登録申込書」と行政からの問い合わせ書類で、申込書は月に200〜300枚程度とのことです。

工程は一見複雑になりましたが、大半の作業をRPAが行うため、2名構成の作業が1人で完了できるようになりました。RPAの稼働中は作業者が別の業務を担当でき、年に約300時間の稼働削減になっていると紹介されています。

今後は他の紙の手続きや経理書類にも広げ、年300時間の削減に500時間を上乗せして年800時間を目標にしたいとの意向が示されています（目標値）。