ソフトバンク、社内規程の生成AI検索で約2,800時間を創出

同社のガバナンス企画部の「規程管理窓口」は、150数件の規程と、それに付随する別紙などの改定審査や社内公示を担っています。規程はPDFやExcel、Wordなど様々な形式で作られ、規程名称単位で掲示されているため、必要な条文を探したり、複数の規程を横断して確認したりするのに時間がかかっていました。

生成AIとRAG（検索拡張生成）の活用を試したものの、PDFの文章は一定の精度で答えられた一方、Excelのような表形式データはうまく読み取れず、実務で求められる精度に届きませんでした。

RAGのためのデータ構造化を支援する「TASUKI Annotation」で、PDFやExcelの規程データを生成AIが理解しやすい構造化データに変換し、条文や表、条件・例外といった情報の関係を整理しました。

連携先には、すでに全社導入されていたChatGPT Enterpriseを採用し、社員が普段使い慣れた環境から規程を検索できるようにしています。OAuth認証でアクセス制御を行い、利用者を限定した運用です。RAGのデータは、月次の規程改正サイクルに合わせて更新しているとのことです。

従来、規程を探して内容を理解するのに1回あたり約15分かかっていました。リリースから2.5カ月で約1.1万回利用され、合計で約2,800時間の業務時間創出につながったと紹介されています。

また、AIが「この業務を行うには何を確認すべきか」を整理し、関係する複数の規程を示してくれることで、確認漏れを防ぐきっかけにもなったそうです。担当者は、規程の正しい理解がガバナンス強化につながることへの期待を語っています。今後は、ほかの業務文書やナレッジへの応用も検討するとのことです。