大阪ガス、Notion AIで社内ページの検索時間を平均30%削減

コロナ禍で出社をリモートワークに切り替え、社外とのプロジェクトも増えたことで、効率的な情報管理と、ドキュメント共有時の権限付与の簡略化が急務になりました。それまでは様々な形式のドキュメントが点在していて、情報を探すのに時間がかかっていました。社外との情報共有では、毎回権限に合わせてドキュメントを書き換えたり、文書ファイルをメールに添付したりする工数がかかっていました。

会議の後に議事録を作る手間もあり、ドキュメント化される情報が限られていました。そのため、検討事項の背景資料や過去の会議の内容が探せないこともありました。

Notionに全てのドキュメントを集約し、社内ポータルを作りました。Wiki機能で議事録や社内ルールなどをオーナーや作成日ごとに管理し、社外との共有ではページごとに権限を分けています。

会議のアジェンダを事前にリンクで送り、出席者みんなでリアルタイムに議事録を書き込む運用にしました。DXプロジェクトのビジネスアジャイルでも、データベースでタスクごとの進捗、オーナー、担当者を管理しています。

そのうえで、情報の検索やドキュメントのサマリにNotion AIを導入しました。他チームの議事録をNotion AIで要約し、短時間でキャッチアップする使い方もしています。

大阪ガスのNotion内から特定のページを探す時間を、Notion AIを使うグループと人力で検索するグループで計測したところ、Notion AIを使ったグループは平均30%の検索時間を削減できていました。

Notion全体の活用では、毎月8万ページが作成・編集され、そのうちおよそ3割が10名以上に共有されています。これをもとにした計算では、ページ共有で削減できる時間だけで月に2000時間以上になります。あるチームでは、毎週1、2時間かけていた定例会議が不要になりました。