小田原市、RPAで勤務状況の把握を年間462時間削減

小田原市では全庁で働き方改革に取り組んでいましたが、煩雑で定常的な事務処理が多く、業務時間の削減が難しい状況でした。パソコン操作が中心の事務で、入力や転記の単純な作業ミスも課題でした。

各課では月2回、超過勤務時間と年休取得状況を把握しています。庶務事務システムには課ごとの状況を容易に確認できる機能がなく、管理者の負担になっていました。81ある課のデータ抽出とメール送信を手作業で行うのは負担が高く、ミスも起こりがちだったとのことです。

各課の勤務状況の把握について、各管理者がシステムで検索する方法から、職員課でまとめてデータを作りメールで配信する方法に変更しました。そのうえで、庶務事務システムからダウンロードしたデータで各課の実績をまとめ、各課用にデータを抽出してメールに添付・送信する作業を、RPAで自動化しています。

導入にあたっては、平成30年度末に実証実験を行い、令和元年度に81課すべてを対象にした説明会を開きました。そこで集まった48業務から、情報システム課が全てヒアリングして適否を判断し、業務量や難易度、汎用性を考慮して4業務を選びました。シナリオ（RPAの手順）の作成は外部に委託しています。

各課の勤務状況把握の年間作業時間は、486時間から24時間になり、462時間（95.1%）削減されました。

対象の4業務（軽自動車税、固定資産税、健康管理・財務会計、人事給与・庶務事務）全体では、年間706時間の削減（削減率78.6%）です。職員の負担軽減や入力誤りなどの作業ミスの減少、削減した時間を住民サービス向上に資する業務に充てられたことも効果として挙げられています。