マシュマロの樹、Power Automateで書類の印刷忘れを解消

福祉の現場では記録をつける場面が多く、利用者のスケジュールや面談記録の入力・確認など、細かな事務作業が積み重なっていました。30人以上の利用者を担当する支援員は、上司からのメールの見落としや書類の印刷忘れもあり、なんとかしたいと感じていたそうです。

管理業務では、事業所ごとに管理方法が異なり、Excelのデータに抜け漏れや間違いがないかを確認するのに時間がかかっていました。

会社としてAIを活用して業務効率化を進める方針が決まり、幹部を含む二人がホリエモンAI学校を受講しました。最初にChatGPTコースを受講し、ChatGPTに予想問題を作ってもらって学んで試験に合格したとのことです。

その後、複数のツールを連携できるMicrosoft Power Automateを学びました。最初はエラーが続いて苦労したものの、ChatGPTに聞きながらやり直すうちに理解が深まったそうです。月1回の面談と常時つながるチャットで相談できたことも支えになったと語られています。

支援員の一人は、メールで届いた添付ファイルを自動でデスクトップに保存する仕組みを作りました。もう一人は、一つのデータを入力すれば他のファイルにも反映される仕組みづくりに、社内のメンバーと取り組んでいます。

半年に一度サインをもらう書類が、メールを見落としても、デスクトップの保存フォルダを見ればすぐ確認できるようになり、印刷忘れの心配がなくなったとのことです。

管理業務の面では、具体的な成果はまだこれからとしつつ、会社全体で「業務改善にしっかり取り組もう」という動きが活発になっていると紹介されています。現在は全社的なデータの一括管理に取り組んでいます。福祉は個人情報を扱うため、安全にAIを使える環境づくりも進めたいとのことです。