アーストラベル水戸、GeminiとGASで名簿と入金データの照合を自動化し、数時間の作業を2分に

教育旅行費用の入金確認では、保護者からの入金データと、学校側から提供される名簿を、担当者が目視で一行ずつ照合していました。名簿は紙、PDF、Excelなど形式が多岐にわたり、作業には多大な時間と心理的負荷がかかっていました。

地元・水戸市のIT企業ユードムの生成AIコンサルティングを受け、2026年4月にプロジェクトを始めました。最初に効率化する対象をこの照合作業と定め、「集金業務効率化ツール」を作りました。

PDFや画像など、レイアウトが統一されていない名簿は、Geminiを使って必要な項目だけを抽出します。そのうえでGASを使い、フリガナの有無や漢字の表記揺れを考慮して入金データと突き合わせ、結果を自動で色分けして判定します。

既存のGoogle Workspace環境をもとに作ったため、新たな大規模投資を抑え、着手から運用まで1ヶ月で提供できたとしています。

これまで数時間かかっていた照合作業が、2つのファイルを特定のフォルダに入れるだけの作業になりました。照合そのものも数分で完了し、精度の向上と業務のスピードアップを同時に実現したとしています。発表の見出しでは「数時間の作業を２分に短縮」と表現しています。

今後は、請求書や領収書の自動生成といった経理業務の効率化、案件管理システムとカレンダーの連携、行程表や見積の自動作成なども計画しています。