オートバックスセブン、Google WorkspaceとGeminiで報告資料の作成を30分〜1時間から2〜3分に

長年、既存のオフィスツールを業務基盤にしており、マクロを使った表計算ソフトでの業務自動化が定着していました。一方で、2022年度に2,362億円だったグループ売上高を2032年度までに5,000億円へ広げる目標に向けて、従来の業務プロセスや働き方の延長線上にとどまらない変革が必要だと判断しました。

既存ツールのライセンス更新に伴うコストの見直しも課題でした。現場からは「慣れ親しんだマクロや表計算ソフトが使えなくなるのではないか」という懸念や強い反発の声も上がりました。

Geminiなどの生成AI機能が追加コストなくグループウェアに含まれている点も後押しになり、Google Workspaceを中核とした業務環境への移行を決めました。法務の契約書作成や経理のフォーマット維持、営業の複雑なマクロ計算など一部の専門業務には配慮しつつ、多くの業務をGoogleスプレッドシートやGoogleドキュメントに置き換える方針を立てました。社内ポータルとチャットボットで相談窓口を整え、ABDiの開発チームが現場の移行を支援しています。

Gmail上での予定確認や関連資料の横断検索、月次報告資料の作成にGeminiを使っています。Google Meetの文字起こし・要約機能で、会議の要約や決定事項、タスクの整理を自動化しました。店舗運営に関わるシステム仕様書やマニュアル、過去の変更履歴はGemini Notebookに集め、異動者や新入社員が質問すればすぐに答えが得られるようにしました。

関数などを使って30分から1時間かけていた報告資料の集計・作成が、Geminiへの指示で2〜3分で終わるようになりました。会議準備や情報探索にかかる時間も大幅に減り、一から口頭で説明していた業務の引き継ぎも工数が減ったとしています。

導入開始時点では全体の約50%が従来の表計算ソフトの継続利用を希望していましたが、最終的に表計算ソフトの利用を約25%に絞り、それ以外はGoogleスプレッドシートへ移行していく予定です。