スミダ飲料、FAX発注書のAI-OCRで月4000件を処理し年間128万円の削減見込み

同社は取引先が1,000社を超え、商品は500種以上あります。FAXの注文は年平均で月4000枚、繁忙期の7〜8月は6000枚ほどで、すべて手作業で基幹システムに入力し、委託倉庫へ出荷指示を出していました。

ロットが揃っていない、終売品が混ざっている、商品コードと商品名が一致しないといったケースも多く、そのつど確認が必要でした。また、出荷データを送る前に発注書と入力データを2人1組で照合する「読み合わせ」に毎日1時間ほどかかり、返信FAXも、出荷日・納品日のスタンプ押しとFAX番号の手入力で、特定の人に仕事が偏る属人化も課題でした。

発注書を自動で読み取ってデータ化するOCRに着目し、展示会などを通じて2社に絞って比較し、「発注書AI-OCR(invox)」を選びました。取引先は送信先のFAX番号を変えるだけで従来どおり紙の運用を続けられる点も魅力だったとのことです。

決め手のひとつは費用対効果で、導入前に受注から入力、確認、返信FAXまでの工数と人件費を洗い出し、削減効果を試算しました。導入後は、返信FAXを画面でチェックを入れてボタンひとつで一括送信でき、納品日や出荷日もあらかじめ反映されるためスタンプ押しも不要になりました。過去の発注書を検索で見られるようになった点も挙げられています。

月間4000件のFAX発注書をOCRで受注処理しており、導入前の試算では年間128万円のコスト削減が見込まれています（見込み）。フォーマットが整った発注書はほぼ正確に読み取られ、同じ「ゆず」でも産地違いなど、似た商品名での入力ミスもなくなったと紹介されています。読み取りに失敗した商品も修正して登録すれば、次回から正しく認識されるとのことです。

手書きの修正が入った注文書など一部は補正が必要ですが、それ以外は大きな手間がかからなくなりました。今後は、DX推進を専門に担う部署の立ち上げも考えているとのことです。