ホクビー、FAX発注書のAI-OCRで入力・納期返信の時間を4分の1に

同社の受注は月間約2,000件で、そのうちFAXが6割の約1,200枚を占めます。FAXを1枚ずつ受信し、基幹システムへ手入力する作業が大きな負担でした。取引先が発番した4〜10桁ほどの発注番号も入力が必要で、同じ商品名でも規格違い（ブロックやスライス、厚さの違いなど）があり、取引先独自の商品名を担当者が頭の中で自社の商品コードに変換していたと紹介されています。入力後のチェックにも多大な労力がかかっていました。

さらに、北海道という立地での採用の難しさや、世代交代の時期、中核メンバーの休職・退職などで人員が減っていました。

2023年ごろから3社ほどのFAX OCRシステムを比較検討し、インフォマートの「発注書AI-OCR(invox)」のトライアルを経て導入しました。当時の基幹システムにはCSV取り込み機能がなかったため、稟議を通して改修しています。将来のシステム更新時にはAIを絡めた受注システムが必要になるとの判断から、今のうちに会社として知見を蓄積する狙いもあったとのことです。

初期設定は提供会社の担当者の手伝いを受け、慣れるまでの期間は1か月もかからなかったそうです。返信FAXは、納品日が自動入力されるテンプレートを使う「リファクス」機能で送っています。

読み取ったCSVを基幹システムに取り込むことで、発注番号の打ち間違いはなくなりました。入力から納期返信までの作業は1件あたり4分ほどから1分程度になり、8割のFAX発注書を自動で受注処理できているとのことです。受注業務が「入力」から「確認」へ変わりました。

チームが5名から一時的に3名になる中でも業務を回せているのは、このシステムのおかげだと担当者は話しています。一方で、レイアウトが微妙に変わる注文や、1枚に複数の取引先・納品先が混在する注文など、一部は手作業が残っています。