ソラスト、3万人以上の全職員でGoogle WorkspaceとGeminiへ移行。現場でNotebookLMの活用が自然に広がる

2020年頃にクラウドサービスを導入しましたが、個々の知恵や努力に頼る部分が大きく、全社的なナレッジ共有や標準化に課題がありました。ライセンスコストも上昇していました。医療・介護の現場は従業員の入れ替わりが比較的多く、獲得したナレッジが離職とともに失われがちでした。現場では個人のツールで情報を伝達する例もあり、セキュリティとガバナンスの対策も必要でした。

2024年12月、契約更新の直後にGoogle Workspaceへの移行を開始しました。基盤構築は約3か月で行い、移行の混乱を抑えるため、既存ツールとの並行利用期間を長く確保しています。社長の動画メッセージで目的を伝え、社内で先行ユーザーも募りました。

Google WorkspaceではGeminiが機能の1つとして見えるため、どのユーザーもアクセスしやすく、自然と活用が進んだとしています。IT部門の担当者は、システム利用に関する問い合わせ対応にGeminiを使っています。今後はGeminiやNotebookLMを使い、ベテランの経験やナレッジを誰もが活かせる仕組みを作る計画です。

出典に具体的な削減時間などの数字はありません。移行前のシステムでも生成AIは使えましたが活用は進まなかったのに対し、移行後は、IT戦略本部の知らないところで多くの事業部門がGeminiやNotebookLMを検討・活用し始めたとしています。IT部門は、問い合わせ対応から解放されたマネージャーが本来の業務に集中できると期待しています。ガバナンスをどう効かせるかが新たな課題になっています。