北海道電力・調達部、LegalOn導入で契約書の参考探しと判断の拠り所を整備

調達部は部長以下約70名が在籍し、事務用品から発電所の建設工事まで幅広い契約を、年間約1500件取り扱っています。長く標準約款で注文書を発行してきましたが、ライセンス契約など約款では対応しきれない契約が増えていました。

そうした契約は社内にノウハウが十分になく、どこまで譲歩できるか、どんな条文が妥当かを個別に判断せざるを得ませんでした。参考にする過去の契約書を探すだけで半日以上、契約書の作成に数日かかることもあったと紹介されています。担当者が専門分野に偏り、対応が属人的になっていたことも課題でした。

複数のレビュー支援ツールを比較し、実際に使う担当者でトライアルを行ったうえで、操作性が分かりやすい「LegalOn」を選びました。調達部全体で導入し、各グループに2名ずつライセンスを与えてレビュー機能を中心に使っています。

アップロードした契約書はすべてLegalOnに格納され、契約ごとの判断理由やレビュー内容を横断的に検索できます。版を比較する機能、自社と相手方の対応条文を並べる条文比較、英文契約書を翻訳する機能も活用しています。レビュー機能が「なぜリスクがあるのか」の理由を示すため、OJTにも役立つとのことです。

契約業務が効率化し、レビュー精度も向上したと紹介されています。契約書の作成にかかる時間も大幅に短縮されたとされていますが、具体的な数字は示されていません。一方、個々のリスク判断は必要なため、契約レビューにかかる時間自体は大きく変わっていないと説明されています。変わったのは時間の使い方で、論点となる点が初期段階で示されるため、すぐに本質的な議論に移れるようになったとのことです。

判断の拠り所ができたことで、担当者の精神的な負担が軽くなり、上司と部下が同じ土俵で議論できるようになったと担当者は述べています。（取材は2025年7月）